Планирование. Установка на успех

Побывать в прошлом и заглянуть в будущее — разве это возможно? Конечно, да! В центральной библиотеке расположена выставка принт-копий живописных произведений из собрания Тверской областной картинной галереи. На октябрьском семинаре для библиотекарей библиотекарь отдела краеведения Горюнова О.В. познакомила коллег с архитектурными пейзажами и видами европейских стран античного мира и Нового времени в произведениях западноевропейских и русских художников XVI–XIX веков.

А затем библиотекари заглянули в 2027 год. Заместитель директора по методической работе Парфёнова познакомила коллег со знаменательными датами предстоящего года, обратила внимание на то, какие события требуют особого внимания. Заведующая отделом краеведения Чернышева Т.М. рассказала о значимых краеведческих датах Нелидовского округа и Тверской области.

Несмотря на то, что семинар по планированию традиционно проходит в октябре, многие библиотекари уже сделали первые наметки, чтобы составить план на следующий год. Эффективное планирование — основа стабильной и интересной работы библиотеки. Именно план задаёт вектор развития, помогает грамотно распределить ресурсы и связать мероприятия с реальными запросами читателей. Чтобы помочь коллегам выстроить этот процесс системно, была организована деловая игра «Мероприятие под ключ». Присутствующие разделились на 4 команды по 4–5 человек в каждой. Каждая команда отвечала за разработку массового мероприятия в отдельной библиотеке. Но одним условием стало то, что данное мероприятие обязаны включить в годовой план работы.

Заранее были подготовлены карточки с ресурсами учреждений, листы «Аудит реальности» и вводные. Внутри команды были распределены роли: куратор, креативщик, аналитик, логист и коммуникатор. На 1-м этапе библиотекари должны были создать значимое событие на следующий год для определённой аудитории.

Затем команды сформулировали одну главную цель мероприятия и 2–3 задачи, проверяя их по критериям SMART. На 3-м этапе деловой игры участники выбрали несколько основных форматов мероприятия и один поддерживающий.

Затем команды заполнили матрицы планирования, где определили сроки, назначили ответственных за каждый этап мероприятия, выявили ресурсы и обнаружили риски. Этот этап в игре помог увидеть изъяны в организации планирования.

Завершающим этапом стала защита разработанного проекта. Ещё при заполнении листов «Аудит реальности» стало ясно, что для части библиотек не хватает техники для сопровождения мероприятий и финансирования для пополнения книжного фонда. Городские библиотеки отметили, что они имеют большие площадки, а на территории обслуживания располагаются школы и детские сады.

Подводя итоги практической части семинара, определили, что сотрудники сельских библиотек запланируют мероприятия для детей по популяризации русской живописи, сотрудники Городского филиала организуют краеведческий квест для подростков. Библиотекари детской библиотеки разработали мероприятия для родителей с детьми и запланировали на май праздник «День открытых дверей». Сотрудники центральной библиотеки решили организовать квартирник для людей среднего возраста.

Применение деловой игры на семинаре помогло превратить планирование из «обязательной рутины» в рабочий инструмент развития библиотеки.